Bewaartermijnen persoonsgegevens
Laatst gewijzigd op 30-10-2024 11:33
De bewaar- en vernietigingstermijnen voor documenten afkomstig uit verschillende onderwijs gerelateerde processen binnen de UvA.
Toon informatie voor jouw opleidingof
Welke opleiding volg je?
Documenten die persoonsgegevens van studenten bevatten | Bewaartermijnen vastgesteld door de minister |
Toelatingsbeschikking (inclusief onderliggende documenten) door de examencommissie/toelatingscommissie | 2 jaar na uitschrijven |
Aanvragen vrijstellingen door de student | 2 jaar na uitschrijven |
Toestemming vrijstellingen door de examencommissie | 2 jaar na uitschrijven |
Voorstellen individuele vrije programma's ingediend door de student | 2 jaar na uitschrijven |
Verklaring van de examencommissie van goedkeuring individuele programma's | 2 jaar na uitschrijven |
Verzoek om aanpassingen in het onderwijs en practica door een student met functiebeperking | 1 jaar na einde aanpassing |
Toestemming op verzoek om aanpassing in het onderwijs door de studentendecaan of een andere daartoe bevoegde functionaris | 2 jaar na uitschrijven |
Toets uitwerkingen gemaakt door de student (tentamen) | 2 maanden, in de praktijk 1 jaar wegens deelcijfer |
Producten bij praktische studieonderdelen gemaakt door de student: excursies, practica, stages | 2 maanden na afronding, stageovereenkomst 7 jaar na afronding |
Beoordeling van praktische studieonderdelen door de examinator | 2 maanden na beoordeling, in de praktijk 1 jaar |
Scriptie en of ander afstudeerproject gemaakt door de student (stageverslag indien stage onderdeel was van het afstuderen) | 7 jaar na vaststelling beoordeling |
Beoordelingsformulieren ingevuld door de examinator bij afstudeerprojecten | 7 jaar na vaststelling beoordeling |
Rapportages door de examencommissie van steekproefsgewijze evaluaties afstudeerprojecten | 2 jaar na evaluatie |
Fraude- en plagiaatsverklaringen van de student | 2 jaar na uitschrijven |
Beschikkingen van de examencommissie inzake de afhandeling van gevallen van fraude of plagiaat uitmondend in een tijdelijke sanctie dan wel sanctie beëindiging opleiding | 2 jaar na uitschrijven of 5 jaar na verwijdering student |
Beroep tegen besluit examencommissie en alle daaruit volgende stukken (repliek student, verweer examencommissie, eventuele schikking en dergelijke) | 10 jaar na afhandeling |
Bindend studieadvies door de examencommissie/ studieadviseur | 5 jaar na advies |
Klachten van studenten over zaken niet zijnde bezwaren of beroepen | 5 jaar na afhandeling |
Propedeuse diploma afgegeven door de examencommissie | Uitgereikt aan student, indien niet opgehaald wordt het originele diploma na 50 jaar vernietigd |
Verklaring van de examencommissie van behalen van meer dan een tentamen (transcript) | 50 jaar na verstrekking |
Registratie studievoortgang niet EER-student, redenatie onvoldoende voortgang, proof of sufficient financial means opgemaakt door de examencommissie/studieadviseur | 5 jaar na afmelding bij IND |
Aanvraag afstuderen door de student | 7 jaar na aanvraag |
Besluit beoordeling eindtermen door de examencommissie | 7 jaar na verstrekking |
Bul / diploma bachelor, master / joint degree en bijbehorende diplomasupplement (DS) afgegeven door de examencommissie | Uitgereikt aan student, indien niet opgehaald wordt het originele diploma en DS na 50 jaar vernietigd |
Ongetekend diplomasupplement in MS Word | 50 jaar na opmaak |
Examenblad opgemaakt door de examencommissie | Blijvend |
Bewijs uitreiken diploma | 50 jaar na afhandeling |
Persoonsgegevens worden door de UvA en haar verwerkers niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking. Uitzonderingen hierop zijn de bewaarplicht die volgt uit o.a. (fiscale) wetten en de wet- en regelgeving rondom archivering en wetenschappelijk onderzoek
bron: afdeling DIV, datum 30 oktober 2024.